Scenarier – en förberedelse inför möjliga framtider

Hur kommer coronapandemin att se ut när höstterminen börjar? Vad behöver landets förskolor, skolor, vuxenutbildningar och SFI tänka på? Hur kan de förbereda sig? RISE har precis tagit fram en scenarioplanering tillsammans med externa sakkunniga. Här beskrivs tre möjliga scenarier och deras respektive konsekvenser för nationella beslutsfattare, skolhuvudmän och skolledare. Martin Börjesson och Kristoffer Hedram redogör kort för metodiken, ger en inblick i resultatet och förklarar värdet av att skolan arbetar med scenarioplanering.

Vi kan inte förutsäga framtiden, men vi kan ta fram tänkbara scenarier

“Trots mängder av påståenden om motsatsen genom historien, finns det inget trovärdigt sätt att förutsäga framtiden. Det enda vi egentligen kan göra, är att försöka föreställa oss flera möjliga framtider,” menar Martin Börjesson, som sedan många år arbetar med att hjälpa näringsliv och offentlig sektor med scenarioplanering. 
“Scenarioplanering handlar om att använda erfarenheter, kunskaper och föreställningsförmåga för att ta fram relevanta, realistiska och tydliga framtidsbilder. Om vi har några olika tänkbara scenarier att reflektera kring och förhålla oss till, vidgas synfältet, sikten blir klarare och vi får viktiga ledtrådar som gör att vi kan förbereda oss på vad som kan komma att hända.”

Martin Börjesson, arbetar med att hjälpa näringsliv och offentlig sektor med scenarioplanering.

“I en värld som är relativt stabil och inte genomgår några direkta kvalitativa förändringar, är scenarioplanering tämligen meningslös. Kvantitativa och relativt entydiga analysunderlag är då fullt tillräckligt för att kunna fatta bra beslut. Men i dagens värld, som är komplex, osäker och ständigt förändras, är det nödvändigt att tänka annorlunda.”

Scenarioplanering förändrar synen på framtiden

“Scenarioplanering har sina rötter i militärens strategiska analyser, men metoder och arbetssätt utvecklades vidare av oljeindustrin på 70- och 80-talen, när återkommande oljekriser, sviktande konjunkturer och en bromsande tillväxt gjorde det allt svårare att planera på längre sikt. Numera är metodiken ett nyckelverktyg i planeringsarbetet för i stort sett alla organisationer och verksamheter,” säger Martin Börjesson. 
“Scenarioplanering förändrar synen på framtiden. Den blir helt enkelt en del av verkligheten, som vi behöver förhålla oss till redan idag. Vi förhåller oss naturligtvis alltid till framtiden på något sätt, men för det mesta gör vi det utifrån rådande mentala kartor. Själva idén med scenarioplanering är att tänka lite längre och bredare och att ifrågasätta våra till synes självklara mentala kartor. Om verkligheten förändras, behöver de kartor vi navigerar efter också ritas om. Det måste vi vara beredda på.”
“Arbetet med att ta fram olika scenarier sker i flera steg. Allra först gäller det att formulera en grundläggande frågeställning och att bestämma en lämplig tidshorisont. Nästa steg blir att identifiera vilka drivkrafter och trender som direkt påverkar frågeställningen. Därefter handlar det om att försöka skapa sig en bild av dynamiken kring drivkrafterna, att analysera hur underliggande faktorer påverkar varandra och vilka konsekvenser det får för olika områden som är intressanta och viktiga för verksamheten. När det är någorlunda klart, är det möjligt att skapa ett scenarioskelett, att skissera några tänkbara riktningar som kan komma att sätta ramarna för verksamheten en viss tid framåt. Till sist beskriver man de olika scenarierna så detaljerat som möjligt, lyfter fram möjliga händelseförlopp och analyserar hur de kan hanteras.”

Scenariomatrisen är ett förarbete som skolans aktörer kan arbeta vidare med

“Under våren har beslutsfattare, förvaltningstjänstemän, skolledare och lärare först och främst arbetat med konkreta här-och-nu-frågor, och inte orkat blickat framåt mot den fortsatta utvecklingen i någon högre grad. Vardagens problem har helt enkelt stått i vägen. Men det råder ingen tvekan om att behovet finns och att de scenarier som har tagits fram kommer att bli ett välkommet verktyg i deras kommande planeringsarbete,” säger Kristoffer Hedram, projektledare på GR Utbildning. 
“Tanken är inte att scenarierna ska användas rakt av, utan det rör sig om ett förarbete som de olika aktörerna inom skolan kan arbeta vidare med utifrån sina behov och förutsättningar. Det är ett viktigt arbete och jag har sett att det finns ett stort intresse på olika beslutsnivåer. Vi ger dem ett ramverk som de kan hänga upp sitt eget planeringsarbete på.”

Kristoffer Hedram, projektledare på GR Utbildning.

“Scenarierna är brett adresserade och kommer att passa väl till de skolformer som tillhör målgruppen,” tillägger Kristoffer Hedram. “Det handlar om för-, grund- och gymnasieskolan, vuxenutbildningen och SFI.” 
“De här skolformerna har olika erfarenheter av vårens pandemi. Några har stängt sina lokaler helt, medan andra har fortsatt att undervisa i sina lokaler. För flera av dem har det handlat om ett slags mellanläge. Grundskolan har till exempel stått med ena benet i en möjlig distansundervisning, samtidigt som klassrumsundervisningen har pågått ungefär som vanligt. När de planerar framåt, kommer de att möta de frågeställningar som gymnasieskolan har brottats med. Gymnasieskolan kan för sin del arbeta med att fördjupa sina tankar och idéer, eftersom de har tre månaders erfarenhet av distansundervisning.”

Tre scenarier ger hanterbart pussel i den här situationen

Tre scenarier har tagits fram, och de sträcker sig från höstens skolstart och ungefär ett år framåt. Scenario A är en öppen skola där klassrumsundervisningen pågår ungefär som vanligt, men där det finns en beredskap för ett förvärrat läge. Scenario B är en skola med restriktioner, där hela eller delar av undervisningen sker online. Scenario C är också det en skola med restriktioner, där hela eller delar av undervisningen sker online, men här har restriktionerna en större kraft under en längre tid.

“Ju fler scenarier man har, desto mer komplex och svårhanterlig blir planeringsprocessen. Därför är det viktigt att bara ta fram precis så många som känns rimligt,” säger Martin Börjesson.
“Tre scenarier är ett hanterbart pussel som ger en bra bild av de möjliga situationer som skolan kan stå inför under det närmsta året. Det är möjligt att förstå vilka förberedelser som behöver göras och vilka steg fram som måste tas. Scenarioplaneringen kan på sätt och vis liknas vid en brandövning, även om det förstås handlar om en mer fundamental osäkerhet som man måste lära sig att hantera.” 

Olika versioner för olika nivåer av beslutsfattare

De tre scenarierna finns i olika versioner för beslutsfattare på nationell nivå, beslutsfattare på huvudmannanivå samt beslutsfattare på en skola. 

På de båda högre nivåerna ges rekommendationer om åtgärder som behöver vidtas. För nationella beslutsfattare handlar det till exempel om att fortsätta kommunicera riktlinjer för att motverka smittspridning, revidera regler och styrdokument, upprätta system för praktiknära stöd och genomföra konsekvensanalyser och utvärderingar som underlättar det fortsatta arbetet. För huvudmännen gäller det bland annat att planera för hur övergången till distansundervisning ska hanteras och att följa med i uppdateringen av regelverket. De behöver också anpassa verksamheten efter de förutsättningar som gäller för kollektivtrafiken och se till att det finns etablerade kanaler som möjliggör snabb kommunikation inom organisationen.

För beslutsfattare på skolnivån ställs det istället öppna frågor. Frågorna rör bland annat hur man arbetar med riskbedömning och implementering av riktlinjer, hur personalen förbereds för tänkbara scenarier, hur omvärldsbevakningen går till och hur man planerar för en pedagogisk verksamhet som är hållbar över tid.

Vilka nya frågeställningar kan uppstå?

“Om skolan måste starta online i höst och om undervisningen måste ske helt eller delvis på distans över en längre tid, kommer det att bli ganska påfrestande för både elever och lärare,” menar Kristoffer Hedram. “Sannolikt hamnar vi också efterhand i ett läge där det blir nödvändigt att se på skola och undervisning ur andra perspektiv, som innebär helt andra förutsättningar och krav.”
“När lärarna blir mer digitalt mogna, kan de formulera andra frågor och ställa andra krav. Det kan i sin tur leda till att de börjar se på digitala lärmiljöer och digitala läromedel på andra sätt. Blir kraven och önskemålen annorlunda när undervisningen bedrivs helt på distans? Vilka nya frågeställningar kan uppstå för huvudmannen? Men även om skolan startar “som vanligt” och det inte blir några större problem, är det tidigare normalläget borta. Definitionen av skola och undervisning har breddats av pandemin, och det kan vi dra nytta av i det fortsatta utvecklingsarbetet.”

14 augusti kommer Skolverket att delredovisa det uppdrag man nyligen fick av regeringen om att analysera hur pandemin har påverkat utbildningen, vilka behov av åtgärder som finns samt vilka kunskaper som krävs för att hantera liknande situationer framöver. 

Scenariotekniken behöver bli en del av skolans tankearbete

“Det är viktigt att förstå att de scenarier som nu är färdiga, snabbt kommer att förlora i värde. Oavsett vad som händer under hösten och vintern, måste arbetet med scenarioplaneringar fortsätta,” betonar Martin Börjesson.
“Scenariotekniken behöver bli en integrerad del av det fortsatta tankearbetet i skolan. Det här är den process som måste genomföras innan planeringsarbetet dras igång. Numera är planering detsamma som att göra scenarier! I en värld som ständigt förändras, är det nödvändigt att löpande analysera hur förutsättningarna förändras och att ta reda på vad man kan göra för att möta förändringarna så bra som möjligt. Att enbart optimera och effektivisera är inte längre tillräckligt. Det sker kvalitativa förändringar som man måste förstå.”

“Förutom att skolan behöver ändra sin syn på planering, är det viktigt att planeringshorisonten blir längre,” avslutar Martin Börjesson.
“Om beslutsfattare i skolan kan föreställa sig scenarier som sträcker sig över fem år, får de fler bitar att lägga pussel med. På så vis blir det lättare att se hur mycket som är stabilt och hur mycket som förändras. Är förändringarna större eller mindre än förväntat? Vi kan inte på förhand säga något sant om hur framtiden blir. Det enda vi kan göra är att skapa scenarier, och det måste vi göra för att kunna förbereda oss för de utmaningar och möjligheter som kommer.”